قرارداد خصوصی، توافق فروشنده و خریدار را ثبت می‌کند؛ اما انتقال سهام با‌نام برای قابلیت استناد در برابر شرکت و اشخاص ثالث باید در دفتر ثبت سهام درج و امضا شود. ضرورت صورت‌جلسه نیز به اساسنامه، موافقت رکن صالح و تغییرات پس از انتقال بستگی دارد.
برای فروش سهام به فرد خارج از شرکت، ابتدا نوع شرکت و سهم، با‌نام یا بی‌نام بودن سهام، اساسنامه و هر محدودیت معتبر را بررسی کنید. هویت و سمت طرفین، قرارداد، تسویه مالیاتی روز، دفتر ثبت سهام و مدارک نمایندگی باید با هم تکمیل شوند.
برای سنجش فروش دارایی توسط مدیرعامل، فقط عنوان شغلی یا مهر کافی نیست. مالکیت دارایی، اساسنامه، مصوبات هیئت‌مدیره، تفویض اختیار، آگهی حق امضا، نوع دارایی، تشریفات اختصاصی و تعارض منافع باید در تاریخ معامله کنار هم بررسی شوند.
پیش از مطالبه سود، سهامدار باید میان سود خالص، سود قابل تقسیم و سود مصوب فرق بگذارد. ترازنامه و حساب سود و زیان، گزارش هیئت‌مدیره و بازرس، صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی و برنامه پرداخت تعیین می‌کنند آیا طلب قطعی ایجاد شده و مهلت پرداخت آغاز شده است یا نه.
در بسیاری از امور ثبتی، مهر فیزیکی شرکت به‌تنهایی شرط ایجاد اختیار نیست؛ امضای اشخاص مجاز، مصوبه معتبر و الزامات همان فرایند تعیین‌کننده‌اند. بااین‌حال نباید بدون کنترل فرم یا سامانه اقدام کرد. هم‌زمان، نگهداری مهر و خطر استفاده نادرست باید مستند و مهار شود.
در شرکت سهامی، دعوت مجمع انحصار مدیرعامل نیست. هیئت‌مدیره و در موارد قانونی بازرس می‌توانند دعوت کنند؛ دارندگان دست‌کم یک‌پنجم سهام نیز پس از طی درخواست از هیئت‌مدیره و بازرس، با رعایت تشریفات ماده ۹۵ مستقیماً اقدام می‌کنند. نوع شرکت و اساسنامه را ابتدا بررسی کنید.