انتقال سهام متوفی با اعلام شفاهی خانواده یا امضای یک وارث انجام نمی‌شود. شرکت باید فوت، وراث و سهم هرکدام، دیون و وصیت مؤثر، گواهی مالیاتی، نمایندگی محجوران و شیوه تقسیم را از اسناد معتبر احراز کند و سپس دفتر سهام و تغییرات مدیریتی احتمالی را جداگانه به‌روز نماید.
اگر قرارداد و پرداخت انجام شده اما انتقال سهام با‌نام در دفتر شرکت ثبت و امضا نشده باشد، خریدار معمولاً نمی‌تواند صرف قرارداد خود را در برابر شرکت و اشخاص ثالث سهامدار قطعی معرفی کند. باید اسناد را حفظ، علت امتناع را مشخص و ثبت صحیح یا الزام متعهد را پیگیری کند.
قرارداد خصوصی، توافق فروشنده و خریدار را ثبت می‌کند؛ اما انتقال سهام با‌نام برای قابلیت استناد در برابر شرکت و اشخاص ثالث باید در دفتر ثبت سهام درج و امضا شود. ضرورت صورت‌جلسه نیز به اساسنامه، موافقت رکن صالح و تغییرات پس از انتقال بستگی دارد.
برای فروش سهام به فرد خارج از شرکت، ابتدا نوع شرکت و سهم، با‌نام یا بی‌نام بودن سهام، اساسنامه و هر محدودیت معتبر را بررسی کنید. هویت و سمت طرفین، قرارداد، تسویه مالیاتی روز، دفتر ثبت سهام و مدارک نمایندگی باید با هم تکمیل شوند.