مسئولیت شرکت در قرارداد بدون مجوز مدیرعامل پاسخ یکسانی ندارد. باید اختیار واقعی و آگهی‌شده در تاریخ امضا، موضوع قرارداد، آگاهی طرف مقابل، رفتار بعدی هیئت‌مدیره و انتفاع شرکت بررسی شود. هم‌زمان، اثر قرارداد بر شرکت از مسئولیت داخلی مدیرعامل جدا سنجیده می‌شود.
امضای مشترک معمولاً ریسک اقدام یک‌جانبه را کم می‌کند، اما می‌تواند عملیات شرکت را متوقف کند. انتخاب درست به مبلغ، نوع سند، جانشین، دسترسی بانکی و کنترل‌های واقعی شرکت وابسته است.
استعفای مدیر و ثبت تغییر دو موضوع جدا هستند. مدیر باید استعفا را قابل اثبات ابلاغ و تحویل سمت را مستند کند؛ شرکت نیز باید جانشین، حق امضا و ثبت تغییر را بدون وقفه تعیین تکلیف کند.
رکن صالح باید مدیران را انتخاب یا تمدید، سمت‌ها و حق امضا را تعیین و تغییرات را ثبت و آگهی کند؛ نامه داخلی معمولاً جای آگهی معتبر را برای بانک نمی‌گیرد.
راهنمای تعیین صاحبان امضای مجاز، تفکیک اسناد تعهدآور و عادی و ثبت تصمیم روشن و قابل اجرا.