اگر شرکت پرونده مالیاتی ندارد، نخست در درگاه ملی بررسی کنید پرونده‌ای خودکار یا ناقص به شناسه ملی متصل نشده باشد. سپس دسترسی نماینده قانونی، اطلاعات ثبتی، نشانی و کدپستی، فعالیت، حساب‌های بانکی و سوابق مالی را آماده کنید و پس از ایجاد یا تکمیل پرونده، تکالیف عقب‌افتاده را جداگانه تعیین تکلیف نمایید.
اگر پرونده مالیاتی شرکت تشکیل نشده، اول در درگاه ملی بررسی کنید پرونده‌ای خودکار، ناقص یا متصل به نشانی قدیمی وجود نداشته باشد. بعد دسترسی نماینده قانونی، آگهی و اساسنامه، شناسه ملی، نشانی و کدپستی، موضوع فعالیت، حساب‌های بانکی و سوابق مالی را آماده کنید. ایجاد پرونده تازه، تکالیف و دوره‌های گذشته را خودکار پاک نمی‌کند.
فهرست مطالب
- نخست مطمئن شوید واقعاً پرونده‌ای وجود ندارد
- چه کسی باید دسترسی بگیرد؟
- مدارک و اطلاعات لازم چیست؟
- ایجاد و تکمیل پرونده چگونه پیگیری می‌شود؟
- دوره‌های گذشته چه می‌شوند؟
- سامانه مؤدیان و خطاهای رایج
اول جست‌وجو کنید، بعد پرونده تازه بسازید
با شناسه ملی شرکت و مسیر احراز هویت شخص حقوقی وارد درگاه ملی خدمات الکترونیک مالیاتی شوید و فهرست پرونده‌های درآمد، ارزش افزوده، ابلاغها و کارپوشه‌های موجود را ببینید. گاهی پرونده ایجاد شده اما ثبت‌نام آن ناقص است، نشانی یا فعالیت اشتباه دارد یا نماینده فعلی به آن دسترسی ندارد.
ساخت پرونده دوم بدون فهم پرونده قبلی می‌تواند بانک، درگاه پرداخت، اظهارنامه یا ابلاغ را میان دو سابقه پراکنده کند. از صفحه وضعیت، شناسه پرونده، مرحله ثبت‌نام، واحد مالیاتی، نشانی و نقص‌های اعلام‌شده خروجی بگیرید. اگر شرکت اصلاً نمایش داده نمی‌شود، ابتدا ارتباط شخص واردشده با شرکت و سمت او را کنترل کنید.
نماینده و دسترسی قانونی را روشن کنید
ورود شخصی که مدیر سابق، کارمند یا حسابدار بدون اختیار است مبنای امنی برای تغییر اطلاعات شرکت نیست. آخرین روزنامه رسمی، صورت‌جلسه مدیران و حق امضا را بررسی کنید. شماره همراه و مسیر احراز هویت باید مطابق رویه جاری سامانه و نماینده مجاز باشد.
اگر مدیران یا نشانی شرکت تغییر کرده اما ثبت رسمی نشده، ممکن است پیش از تکمیل پرونده مالیاتی به اصلاح ثبتی نیاز باشد. وکالت‌نامه نیز باید اختیار انجام امور مالیاتی و دریافت ابلاغ را پوشش دهد. رمز عبور و کد یک‌بارمصرف را در پیام‌رسان یا نزد افراد متعدد پخش نکنید؛ دسترسی را قابل ردگیری نگه دارید.
چه مدارکی را پیش از شروع آماده کنیم؟
- آگهی تأسیس و آخرین آگهی تغییرات؛
- اساسنامه و شناسه ملی شرکت؛
- مدارک هویتی مدیر یا نماینده و مدرک سمت یا وکالت؛
- نشانی ثبتی، کدپستی و مدرک ارتباط شرکت با محل؛
- موضوع و شرح واقعی فعالیت و مجوزهای مرتبط؛
- تاریخ شروع واقعی فعالیت یا نبود فعالیت؛
- شماره حساب‌های بانکی، کارتخوان و درگاه‌های متعلق به شرکت؛
- سال مالی اساسنامه و اطلاعات شرکا یا سهامداران؛
- قراردادها، فاکتورها، گردش بانک و دفاتر یا سوابق مالی موجود؛
- اطلاعات کارکنان و کارگاه بیمه، اگر وجود دارد.
مدارک را با داده ثبت شرکت‌ها و بانک تطبیق دهید. کدپستی محل مؤسس یا حسابدار را فقط برای عبور از مرحله سامانه جایگزین محل واقعی شرکت نکنید. راهنمای رفع مغایرت نشانی و کدپستی مسیر کنترل نشانی را توضیح می‌دهد.
ایجاد یا تکمیل پرونده را مرحله‌ای انجام دهید
اگر پس از بررسی، پرونده درآمدی وجود ندارد، از گزینه ایجاد پرونده جدید در درگاه و مسیر پیش‌ثبت‌نام جاری استفاده کنید. نام و نوع شخصیت، شناسه ملی، تاریخ ثبت، سال مالی، فعالیت، نشانی و اطلاعات اعضا را دقیق وارد نمایید. عنوان گزینه‌ها ممکن است تغییر کند؛ راهنمای خود سامانه و نقص‌های نمایش‌داده‌شده را ملاک روز قرار دهید.
پس از ایجاد، وضعیت ثبت‌نام را تا مرحله قابل استفاده پیگیری کنید. صرف دریافت یک شماره یا کد رهگیری به معنی تکمیل همه بخش‌ها نیست. نقص‌های نشانی، فعالیت، اعضا، حساب بانکی و ارتباطات را برطرف کنید و رسید هر تغییر را نگه دارید. راهنمای کد اقتصادی، پرونده و دفاتر ارتباط این اجزا را توضیح می‌دهد.
حساب‌ها و ابزارهای پرداختی را که واقعاً متعلق به شرکت‌اند به پرونده درست متصل کنید و مورد ناشناس را بدون بررسی تأیید نکنید. حساب شخصی مدیر جای حساب شرکت نیست و گردش آن نیز باید بر اساس ماهیت واقعی معامله تحلیل شود.
نبود پرونده، دوره‌های گذشته را حذف نمی‌کند
ماده ۱۱۰ قانون مالیات‌های مستقیم شخص حقوقی را مکلف میکند اظهارنامه، ترازنامه و حساب سود و زیان متکی به دفاتر و اسناد را تا چهار ماه پس از سال مالی تسلیم کند. پس ایجاد پرونده امروز لزوماً مشکل اظهارنامه سالهای قبل را حل نمی‌کند.
جدولی از تاریخ ثبت، شروع فعالیت، پایان هر سال مالی، فروش، هزینه، بانک، کارکنان، اظهارنامه و ابلاغ بسازید. اگر شرکت فعالیت نداشته، آن را با اسناد ثابت کنید؛ اگر معامله‌ای انجام شده، عنوان «عدم فعالیت» را به‌جای گزارش واقعی به کار نبرید. درباره امکان ارسال، رسیدگی، جریمه یا اعتراض هر دوره، پرونده همان سال باید بررسی شود.
ادعای مهلت یا بخشودگی قطعی بدون مشاهده ابلاغ و مقررات روز خطرناک است. اول پرونده را قابل مشاهده کنید، سپس بدهی و تکالیف گذشته را به ترتیب فوریت تعیین تکلیف نمایید.
پرونده مالیاتی با کارپوشه مؤدیان یکی نیست
تشکیل پرونده درآمدی پایه مهمی است، اما ممکن است عضویت و تنظیمات سامانه مؤدیان، شناسه حافظه مالیاتی و تکلیف صدور صورتحساب الکترونیکی مسیر جدا داشته باشد. نوع فعالیت، مشمولیت و زمان شروع فروش را کنترل کنید. پرونده ناقص را با صدور فاکتور صوری یا استفاده از شناسه دیگران دور نزنید.
وضعیت ارزش افزوده نیز برای همه شرکت‌ها یکسان نیست. فراخوان، نوع کالا یا خدمت و معافیت را در روز اقدام بررسی کنید. ایجاد بی‌دلیل پرونده‌های موازی یا گزارش صفر بدون موضوع، بعداً تطبیق سوابق را دشوار میکند.
چک‌لیست کنترل نهایی
- شرکت و پرونده‌های احتمالی با شناسه ملی جست‌وجو شده‌اند.
- نماینده فعلی اختیار و دسترسی امن دارد.
- اطلاعات ثبتی، مدیران و سال مالی منطبق‌اند.
- نشانی و کدپستی واقعی و قابل اثبات‌اند.
- فعالیت و مجوزها دقیق انتخاب شده‌اند.
- حساب‌ها و ابزارهای پرداخت به پرونده درست متصل‌اند.
- نقص‌های ثبت‌نام رفع و رسیدها بایگانی شده‌اند.
- دوره‌های گذشته و ابلاغها جداگانه بررسی شده‌اند.
- تکلیف سامانه مؤدیان و ارزش افزوده تعیین شده است.
اشتباهات پرریسک
- ایجاد پرونده دوم بدون جست‌وجوی پرونده ناقص؛
- استفاده از مدیر سابق یا شماره همراه نامرتبط؛
- ثبت نشانی صوری برای تکمیل سریع؛
- انتخاب فعالیت گسترده و غیرواقعی؛
- نادیده‌گرفتن حساب یا کارتخوان شرکت؛
- فرض پاک‌شدن تکالیف گذشته پس از ثبت‌نام؛
- سپردن رمز و ابلاغها به فرد بدون قرارداد و اختیار.
برای کنترل هماهنگی اسناد از مشاوره تغییرات شرکت استفاده کنید.
جمع‌بندی
اولین اقدام، ساخت شتاب‌زده پرونده نیست؛ باید وجود پرونده قبلی، هویت نماینده و هماهنگی اطلاعات ثبتی روشن شود. پس از ایجاد یا تکمیل پرونده، سوابق عقب‌افتاده و سامانه مؤدیان جدا بررسی می‌شوند. برای بررسی مدارک از فرم تماس یوتا ثبت کمک بگیرید.
منابع و تاریخ بازبینی
آخرین بازبینی: ۱۲ آبان ۱۴۰۵. عنوان منوها، احراز هویت و نقص‌های ثبت‌نام باید در روز اقدام از خود درگاه کنترل شوند.
پرسش‌های متداول
اگر شرکت در درگاه نمایش داده نمی‌شود، فوراً پرونده جدید بسازیم؟
خیر. ابتدا شناسه ملی، سمت و روش ورود نماینده و وجود پرونده ناقص را بررسی کنید تا پرونده موازی ایجاد نشود.
برای تشکیل پرونده، اجاره‌نامه حتماً لازم است؟
مدرک قابل قبول به وضعیت محل و کنترل سامانه وابسته است؛ مهم این است که نشانی و کدپستی واقعی و ارتباط شرکت با محل قابل اثبات باشد.
تشکیل پرونده امروز جریمه سالهای قبل را حذف میکند؟
خیر. اظهارنامهها، ابلاغها و تکالیف هر دوره باید جدا بررسی شوند و نتیجه به واقعیت و مقررات همان پرونده بستگی دارد.
این مطلب جنبه اطلاع‌رسانی عمومی دارد و جایگزین بررسی تخصصی شرایط پرونده شما نیست.